Um inventário está dessincronizado quando o registro não é atualizado no momento em que o equipamento se move. Cinco sinais comprovam: linhas sem responsável, suporte pago de equipamentos já retirados e duas áreas com duas listas diferentes. Na .bord cada recebimento é registrado com fotos ligadas ao número de série e trava se faltar um campo.
Sinal 1
Veja a data da última edição da planilha
Se ninguém mexeu nela desde a última entrada ou saída, o inventário não está desatualizado: está abandonado. Um registro que depende de alguém lembrar já perdeu a corrida para a operação.
Sinal 2
Filtre a coluna de responsável e conte os vazios
Cada célula vazia é um equipamento que ninguém vai devolver, porque ninguém sabe que está com ele. É o caso mais comum de ativo fantasma: o equipamento existe, o dono não.
Sinal 3
Escolha alguém que saiu no trimestre passado e procure o que levou
Se a resposta vem por chat e não por consulta, não há registro: há memória. E memória não responde a uma auditoria nem se delega a quem entrar amanhã.
Sinal 4
Cruze a última fatura de suporte ou garantia com a lista de baixas
O que sobra são ativos fantasma: equipamentos que a planilha diz que você tem e que já não existem. São pagos todo mês e só aparecem quando alguém cruza as duas listas.
Sinal 5
Peça o inventário para TI e para o Financeiro no mesmo dia e compare o total
Se os dois números não batem, o que é usado para decidir a próxima compra é o errado. Compra-se demais porque ninguém consegue provar o que já existe.
As cinco se resolvem do mesmo jeito: que o registro seja escrito pelo movimento, não pela pessoa. Na .bord você também carrega os equipamentos que não comprou aqui, baixa o inventário em CSV quando precisar, e cada movimentação fica com número de série, operador e horário.
Quer isso com uma nota do lado?
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